موجودی کالا و سیستم نگهداری آن (روش ادواری)

موجودی کالا همان اجناس خریداری شده هستند که در جریان عادی عملیات واحد تجاری به قصد فروش نگهداری می‌شوند.

موجودی کالا

موجودی کالا همان اجناس خریداری شده هستند که در جریان عادی عملیات واحد تجاری به قصد فروش نگهداری می‌شوند. شرکت‌های بازرگانی اقلام موجودی کالا را خریداری و بدون تغییر شکل (یا تا حد انجام تغییراتی مانند دسته‌بندی) به فروش می‌رسانند. طبقه‌بندی موجودی‌ها اساسا به نوع فعالیت شرکت بستگی دارد. ممکن است یک دارایی در شرکتی به عنوان موجودی کالا شناسایی شود، درحالی که همان دارایی در شرکتی دیگر، عنوان دیگری از دارایی‌ها داشته باشد. برای مثال در فروشگاه لوازم خانگی، یخچال موجودی کالا تلقی شده، حال آنکه در یک رستوران، یخچال موجودی کالا محسوب نمی‌شود و عنوان دیگری از دارایی‌ها را دارد.

اهمیت موجودی کالا

موجودی کالا بخش عمده‌ای از دارایی‌های بسیاری از واحدهای تجاری را تشکیل می‌دهد، بنابراین نحوۀ شناسایی و ارزیابی مناسب آن، از اهمیت ویژه‌ای برخوردار می‌باشد.

سیستم‌های نگهداری موجودی کالا

برای دستیابی به اطلاعات مورد نیاز به منظور تعیین مقادیر و ارزش کالا به یک سیستم حسابداری دقیق نیاز است. برای ثبت موجودی‌ها برای انعکاس در صورت‌های مالی دو سیستم وجود دارد که در این بخش، سیستم ادواری را مورد برسی قرار می‌دهیم.

سیستم ادواری

در این سیستم، مقدار موجودی‌ها فقط در پایان هر دوره از طریق شمارش فیزیکی مشخص می‌گردد و ارزش ریالی آنها با استفاده از یکی از روش‌های ارزشیابی موجودی‌ها، تعیین می‌شود. در این روش اطلاع از مبلغ و مقدار کالای موجود در انبار در طول دورۀ مالی به راحتی امکان‌پذیر نیست. در صورت نیاز به اطلاعات مقداری و ریالی موجودی‌ها، نیاز به شمارش فیزیکی آنها و ارزش‌گذاری وجود خواهد داشت که مستلزم صرف وقت و هزینه و احتمالا توقف عملیات خواهد بود. در این سیستم برای محاسبۀ بهای تمام شده کالای خریداری شده، ابتدا باید خرید خالص(کل خرید منهای تخفیفات نقدی خرید و برگشت از خرید و تخفیفات) را محاسبه کرد و سپس هزینه حمل کالای خریداری شده و سایر هزینه‌های مرتبط را به آن اضافه نمود تا بهای تمام شده کالای خریداری شده به‌دست آید. در مورد تخفیفات نقدی خرید و برگشت از خرید و تخفیفات در فصل چهارم به تعامل گذاشته می‌شود.

کاربرد سیستم ادواری

کاربرد این سیستم صرفا در شرکت‌هایی مناسب است که تنوع اقلام کالا زیاد و به طور نسبی کم ارزش هستند، همچنین در بعضی صنایع نظیر خرده فروشی‌ها، رستوران‌ها، داروخانه‌ها و نظایر آنها که امکان نگهداری مدارک تفصیلی موجودی‌ها وجود ندارد، مناسب است.

خرید کالا در سیستم ادواری

در سیستم ادواری، کالاهایی که طی دورۀ مالی برای فروش خریداری می‌شود، در حسابی به نام خرید کالا ثبت می‌شود. خرید اقلام دیگر دارایی مانند ملزومات، اثاثه و مانند آنها که برای استفاده در عملیات واحد تجاری خریداری می‌شوند در حساب دارایی مربوطه منظور می‌شوند، زیرا حساب خرید کالا فقط اختصاص به خرید کالاهایی دارد که شرکت قصد فروش آنها را دارد.

هزینۀ حمل کالای خریداری شده (حمل به داخل) در سیستم ادواری

هزینۀ حمل در سیستم ادواری به حساب هزینه حمل کالای خریداری شده منظور می‌شود. هزینه حمل کالای خریداری شده را می‌توان مستقیما به حساب  خرید هم منظور نمود، ولی روش متداول، ثبت در حسابی جداگانه تحت عنوان هزینه حمل کالای خریداری شده است. این روش اطلاعات مفیدی برای کنترل و بررسی خریدها و هزینه‌های حمل جهت تصمیم‌گیری در اختیار مدیران قرار می‌دهد. همانطور که گفته شد برای تعیین بهای تمام شده کالای خریداری شده، ماندۀ این حساب به ماندۀ خرید کالا اضافه می‌شود.

صدور سند حسابداری خرید کالا در سیستم ادواری

در سیستم ادواری، هنگام خرید کالا، حساب خرید کالا بدهکار می‌شود و در پایان دوره مانده حساب خرید کالا همواره بدهکار خواهد بود. هنگام خرید کالا معمولا یکی از حالات زیر اتفاق می‌افتد:

الف) خریدار، وجه کالای خریداری شده را به صورت نقد پرداخت کند (خرید نقد).

ب) خریدار، پرداخت وجه کالای خریداری شده را در موعد معینی تعهد کند (خرید نسیه).

ج) خریدار، قسمتی از مبلغ را پرداخت و مابقی آن را تعهد کند و یا برای آن اسناد تجاری صادر نماید.

د) خریدار، قبل از تحویل کالا کل بهای خرید و یا قسمتی از بهای آن را پرداخت نماید.

سند حسابداری خرید کالا در چهار حالت (الف، ب ، ج و د) و پرداخت هزینه حمل به صورت زیر تنظیم می‌شود:

الف) سند حسابداری خرید کالا به صورت نقد

مثال: فروشگاه کرمان 1395/08/07 کالایی را به ارزش 400000 به صورت نقد خریداری نمود. مطلوب است: صدور سند حسابداری خرید کالا با فرض استفاده از سیستم ادواری.

ب) سند حسابداری خرید کالا به صورت نسیه

مثال: فرض کنید فروشگاه کرمان کالا را به صورت نسیه خریداری نموده است. در این حالت سند حسابداری آن به صورت زیر است:

ج) سند حسابداری در حالتی که قسمتی از مبلغ معامله نقدا پرداخت می شود و برای بقیه اسناد تجاری (سفته و چک مدت دار) صادر شود

مثال: فروشگاه سمنان کالایی را به مبلغ 1000000 خریداری نمود و 200000 ریال آن را نقدا پرداخت و برای مابقی سفته یک ماهه صادر کرده است. مطلوب است: صدور سند حسابداری رویداد فوق.

د) سند حسابداری در حالتی که خریدار بخشی از مبلغ خرید را قبل از دریافت کالا پرداخت می کند.

مثال: شرکت زابل از سیستم ادواری استفاده می نماید و در 1395/06/01 برای کالایی که قیمت خرید 1000000 ریال می باشد، مبلغ 350000 ریال پیش‌پرداخت نمود، این کالا 1395/06/20 از فروشنده تحویل گرفته می‌شود. مطلوب است: صدور سند حسابداری پیش پرداخت خرید کالا در تاریخ 1395/06/01